Planerfüllung ist kein Selbstzweck. Wenn wir einen Tagesplan, Wochenplan oder Jahresplan aufstellen, möchten wir einen Fahrplan zur Erreichung unserer Ziele und Wünsche aufstellen.

Dennoch können wir uns das Leben leichter machen, wenn wir uns angewöhnen, die Dinge, die in unserem Tagesplan stehen, zu tun, weil (!) sie im Plan stehen. Der Grund ist ganz einfach der, dass wir uns so vor unseren eigenen Ausreden schützen. Wir verhindern damit, dass wir darüber nachdenken, ob wir etwas tun sollten, wenn wir es tun sollten.

Zweifel über die Prioritäten, Vorziehen von Aufgaben, die weniger unangenehm sind, umplanen – das alles kostet Energie, die wir besser in das tatsächliche Tun stecken sollten. Besonders bei Aufgaben, vor denen wir uns gerne drücken würden, empfiehlt es sich, nicht zu oft Zeit darauf zu verwenden, darüber nachzudenken und Zweifel und Ausflüchte zuzulassen.

Ich habe es geplant, also tue ich es. Undogmatisch angewandt helfen wir uns damit, die unangenehmen Aufgaben tatsächlich zu erledigen und sparen uns ermüdende Zweifel.

Selbstredend heißt soll das nicht heißen, immer stur an der einmal festgesetzten Linie festzuhalten, selbst wenn das Leben inzwischen Fakten geschaffen hat, die unseren Plan sinnlos machen.

Eine kritische Prüfung unserer Pläne ist wichtig. Diese kritische Phase sollte auf ein sinnvolles Maß reduziert werden. Wer täglich seine Ziele und Planung infrage stellt, verschwendet wertvolle Energie und beraubt sich seiner Motivation.

Die berühmte Frage von Stephen R. Covey, wie viele Menschen sich wohl am Ende ihres Lebens auf dem Sterbebett wünschen, sie hätten mehr Zeit im Büro oder vor dem Fernseher verbracht, ist ein guter Ausgangspunkt, um darüber nachzudenken, was einem im Leben wichtig ist und wofür man sich folglich viel Zeit nehmen sollte.

Bis an das Ende des Lebens möchte ich heute nicht schauen. Nehmen wir die einfachere, billigere Lösung und blicken auf das vorige Jahr zurück, denn das ist für den Anfang leichter zu handhaben.

Vervollständige bitte den Satz „Ach, hätte ich voriges Jahr bloß…“. Wenn Dir mehr als ein Ende einfällt, notiere erst alles und gewichte es anschließend. Mit dem Abstand, den Du inzwischen hast, siehst Du die Dinge klarer. Im Rückblick ist leichter zu erkennen, was Du hättest besser machen können.

Es ist aber auch leichter, die Sache objektiv zu betrachten, weil Stress, Müdigkeit, Ablenkungen und Versuchungen und andere Einflüsse, die dem konkreten Handeln in konkreten Situationen entgegenstanden, die Beurteilung jetzt nicht mehr stören können. Es hat also nicht bloß damit zu tun, dass man hinterher immer klüger ist.

Deshalb lohnt es sich besonders in Zeiten, in denen man voll in einer Arbeit / einem Projekt steckt, Abstand zu gewinnen. Neben unserer Gesundheit dient das auch einem klareren Blick: auf die jeweilige Arbeit / das jeweilige Projekt und auch dafür, ob wir unsere Prioritäten richtig gesetzt haben.

Wenn man voll bei der Sache ist, stellt man das, was man gerade tut, nicht infrage. Das ist gut, wenn wir auf dem richtigen Weg sind, schlecht wenn wir dabei das vernachlässigen, was uns letztlich wirklich wichtig ist. Das können – auf dem Sterbebett sind wir ja noch nicht angelangt – auch berufliche Ziele und eigene Projekte sein, mit der wir in unsere Zukunft investieren.

Ob wir unseren Jahresplan erfüllt haben, sollten wir daher nicht erst am Jahresende überprüfen. Unsere wichtigsten Ziele sollten wir stets im Blick haben, um sie nicht aus den Augen zu verlieren.

Konkret kann das bedeuten, vor dem Aufstellen des Tagesplans einen Blick in den Jahresplan zu werfen. Jedes Mal alles zu lesen, würde uns das Leben nicht einfacher machen. Die komplette Durchsicht ist etwas für die Auszeiten. Als Einstimmung für die Planung kann schon 1 Minute mit dem Jahresplan wertvolle Impulse geben.

Je mehr zu tun ist, desto eher neigt man dazu, Aufgaben im Tagesplan weniger Zeit zuzumessen, um doch noch alles schaffen zu können. Das führt nicht nur zu Zeitdruck und Stress (schimm genug!), sondern am Ende auch noch zu Frustration, weil man wieder mal kaum was erledigt hat – gemessen an dem, was man eigentlich wollte.

So fühlt man sich als Versager, obwohl man möglicherweise sogar mehr als die Kollegen zustande gebracht hat. Es kommt entscheidend auf unseren jeweiligen eigenen Maßstab an, wie zufrieden wir mit unserer Leistung sind. Hängen wir die Latte nur hoch genug, ist der Frust garantiert.

Drei Dinge gilt es daher bei der Tagesplanung bzw. überhaupt der Zeitplanung zu beachten:

1. realistisch sein
Einplanen sollten wir nicht die Zeit, in der wir gerne fertig werden würden, sondern die, die wir unserer Erfahrung nach vermutlich aufwenden müssen. Merke: Lieber nur bei der Planung frustriert sein als bei und nach der Arbeit.

2. Reserven draufschlagen
Je nach dem, wie stark wir bei der jeweiligen Aufgabenart bislang „überzogen“ haben, schlagen wir nach (!) der realistischen Planung aus Schritt 1 noch einmal eine Reserve drauf.

3. Unvorhergesehenes planbar machen
Jeder Tag bietet Überraschungen. Mit manchen Dingen können wir rechnen, weil es eine gewisse Wahrscheinlichkeit gibt, dass sie eintreffen. Anderes kommt völlig unerwartet. Nur eines ist sicher: Es kommt immer anders, als man denkt. Besser, wir berücksichtigen das und planen Arbeitszeit ein, die keiner bestimmten Aufgabe zugewiesen ist.

Überrascht uns das Leben dann mit einem Tag ohne Überraschungen, ziehen wir soweit möglich die für später am Tag eingeplanten Aufgaben vor, erledigen etwas anderes aus unserer To Do-Liste oder genießen unbeschwert eine längere Pause, denn der Tag wird kommen, an dem die Pause wieder mal ausfallen muss. Bei realistischer Planung mit Reserven und unverplanten Arbeitszeiten ist das dann aber der Ausnahmefall.

Unangenehme Dinge als Erstes erledigen. Das ist als Grundregel zum Einen sinnvoll, weil durch Aufschieben wertvolle Zeit und Energie aufgezehrt werden, zum Anderen auch deshalb, weil das Aufschieben von wichtigen Dingen oft erheblichen Schaden anrichtet: von der eigenen Gesundheit bis hin zur Karriere.

Dazu kommt, dass wir uns mit dem Unangenehmen so oft viel länger und intensiver beschäftigen, als wenn wir es einfach mal erledigen würden. Das schlechte Gewissen grüßt mehrmals täglich – über Wochen oder gar Monate!

Positiv gesehen bringt es uns oft ein bedeutendes Stück nach vorne, wenn wir das lange Aufgeschobene endlich anpacken. Schließlich quälen uns weniger die unangenehmen Dinge, die wir für unwichtig halten.

Doch sind wir innerlich überzeugt, dass wir das, was wir durch Aufschieben vermeiden, längst hätten tun sollen und wir uns durch das Aufschieben Schaden zufügen, nagt es an uns. Selbstwertgefühl, Selbstvertrauen und Lebensfreude werden dadurch geschädigt. Je wichtiger die unangenehme Aufgabe unserer Einschätzung nach ist, desto schlimmer ist der mentale Schaden.

Diese negativen Gedanken machen uns nicht mutiger und begünstigen weiteres Aufschieben. Zusätzlich wächst die To Do List an, weil diese alten Punkte einfach immer noch drauf stehen.

Die gute Nachricht auch hier: Gelingt es uns nach längerer Zeit, trotzdem erfolgreich eine solch unangenehme Aufgabe zu durchzuführen, fühlen wir uns erleichtert und können mit dieser Motivation vielleicht sogar eine weitere unangenehme Aufgabe anpacken. Dazu haben wir den Negativkreislauf durchbrochen, was ebenfalls ein positives Gefühl vermittelt.

Besser also, wir lassen es gar nicht so weit kommen!

„Hauptsache einen Tag vorher“, das ist die kurze Antwort. Ist der Tag schon strukturiert, wenn wir ihn morgens beginnen, können wir zielgerichteter und mit weniger innerem Widerstand beginnen.

Wem wie mir die Planung Freude bereitet, mag einwenden, dass er direkt nach der Tagesplanung besonders motiviert ist und deshalb die Planung als Einstimmung und Motivationsbringer morgens am besten aufgehoben ist. Für diejenigen, für die das gut funktioniert, ist das wunderbar. Sie sollten so weitermachen.

Die meisten Menschen profitieren indes davon, zu Beginn des Tages nicht erst darüber nachdenken zu müssen, was sie heute tun könnten. Besonders wenn einige unangenehme Aufgaben anstehen, besteht die Gefahr, statt eines Motivations- eher einen Frustschub zu bekommen oder – meist noch schlimmer – die Sache erstmal zu verschieben, auf irgendwann.

Steht die unangenehme Sache jedoch bereits im Plan, dann fällt es den meisten von uns leichter, sich damit abzufinden, dass sie heute eben ansteht.

Außerdem kann, wer erstmal mit der Planung beginnen muss, nicht gleich eine der Hauptaufgaben des Tages angehen, was jedoch sehr zu empfehlen ist.

Neben dem guten Gefühl, in etwa zu wissen, was heute auf einen zukommt, entgeht dem heute-für-heute-Planer auch die Möglichkeit, sein Unterbewusstsein schon einmal etwas vorbereiten zu lassen. Wer kennt nicht das klassische „Ich hab da schon mal was vorbereitet“ aus Kochsendungen im Fernsehen? Was schon vorbereitet ist, spart Zeit, wenn es drauf ankommt. Unser Unterbewusstsein kann die Zeit nutzen und weiterarbeiten, während wir uns erholen. Am nächsten Tag fangen wir dann nicht bei Null an und sind auch emotional schon vorbereitet.

Ob wir kurz vor Feierabend im Büro, vor dem Einschlafen, nach dem Abendbrot oder auf dem Nachhauseweg den kommenden Tag planen sollten, hängt auch von den persönlichen Umständen ab. Empfehlenswert ist, die Tagesplanung vor dem Beginn der eigentlichen Freizeit und Erholungszeit am Abend hinter sich lassen zu können, um rechtzeitig an dem Punkt sein zu können, alle Pflichten erledigt zu haben.

Zum Glück wissen wir zu Beginn meist nicht, wie kompliziert eine Aufgabe am Ende womöglich wirklich ist. Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich sagen, dass ich neue Projekte weit weniger motiviert angehen würde, wüsste ich zu Beginn schon, wie komplex die Sache noch wird und was für Schwierigkeiten sich noch ergeben werden.

Mal ehrlich, würden wir das alles schon kommen sehen, würden wir vieles gar nicht erst anpacken. Der Mut würde uns verlassen. Oder zumindest die Begeisterung und damit würden wir viel von unserer Kraft verlieren.

Um es uns also nicht schwerer als nötig, sondern leichter zu machen, ist eine gute Portion gesunden Übermutes – oder nennen wir es gesunder Selbstüberschätzung – sehr hilfreich. Das gibt uns einen Motivationsschub, der gerade in der Startphase besonders wichtig ist.

Deshalb sollten wir uns hier im Zweifel nicht bremsen, sondern selbst bestärken. Das heißt nicht, mögliche Probleme und Schwierigkeiten zu leugnen. Im Gegenteil lässt sich durch rechtzeitige Voraussicht oft vermeiden, dass ein kleines Problem zu einem großen heranreifen kann.

Worauf es mir ankommt, ist: die Schwerpunkte richtig zu setzen! Unsere Fantasie können wir dafür verwenden, um uns Schwierigkeiten in allen gemeinen, fürchterlichen Einzelheiten auszumalen und genauso, um uns unseren Erfolg und die Freude daran lebhaft vorzustellen.

Verwenden wir den meisten Teil davon für die positiven Vorstellungen!

Hast Du einen Plan? Ohne Plan schaffst Du nicht nur viel weniger, Du kannst auch schlechter entscheiden, was Du gar nicht erst anfangen möchtest. Dieser Aspekt wird meiner Meinung nach zu selten erwähnt. Mehr schaffen, mehr erledigen – das ist oft gar nicht das, was wir wollen. Letzteres setzt sich bei immer mehr Menschen als Erkenntnis durch.

Haben wir unser Ziel vor Augen, können wir bei Aufgaben, Vorschlägen und Angeboten, die an uns herangetragen werden, oft gleich erkennen, ob diese unsere Ziele fördern oder uns von der Erreichung abhalten. So gesehen dient die Zielsetzung einer Arbeitsvermeidung.

Das soll kein Plädoyer für allgemeine Faulheit werden, aber überleg mal, wie oft Du Dich schon für Aufgaben angestrengt hast, die Dich weder Deinen wichtigsten Zielen näher gebracht noch Dir Freude gemacht haben.

Am gefährlichsten sind dabei die Aufgaben, die wir uns selbst suchen, wenn wir aus dem Moment heraus entscheiden und mehr danach gehen, was weniger anstrengend erscheint oder mehr Spaß verspricht.

Das ist in etwa so, als ob wir uns bei unserem Weg durch die Stadt an jeder Kreuzung umschauen und dann entscheiden würden, in welche Richtung wir gehen, weil es in der einen gerade netter als in der anderen ausschaut. Wer sich so treiben lässt, wird selten viel erreichen und vor allem: Umwege machen, mehr Arbeit haben, ohne mehr zu erreichen!

Ausnahmsweise ziellos umherzulaufen, ist entspannend, es jeden Tag zu tun jedoch viel anstrengender als nötig. Denken wir also beim Setzen von Zielen und dem Aufstellen von Plänen nicht nur daran, dass es anstrengend sein könnte, die Ziele zu verfolgen, sondern auch daran, was wir an anderer Stelle an Belastung sparen!

Wer füllt eigentlich Deinen Kalender? Es lohnt sich, da mal einen Blick drauf zu werfen! Für einen ersten Test mit einen „Klick-Erlebnis“ brauchst Du keine zwei Minuten. Anschließend siehst Du Deinen Kalender möglicherweise mit anderen Augen. Den Rest des Beitrags lesen »