Die Hauptziele aus unserem Jahresplan gehören ins tägliche Blickfeld. Ein Jahresplan in der Schreibtischschublade ist schön und gut, doch es ist ein großer Fehler, ihn bis zur Jahresbilanz in der Schublade zu lassen.

Ihn mehrmals im Jahr herauszuholen, um zu prüfen, Inspiration zu holen und Updates zu erstellen, ist sinnvoll. Die Hauptziele des Jahresplans gehören jedoch schon bei der Aufstellung unseres Tagesplans ins Blickfeld.

Eine empfehlenswerte Technik ist, die Hauptziele auf eine Karteikarte zu schreiben. Diesen Extrakt unseres Jahresplans können wir auf unseren Schreibtisch legen, wenn wir unseren Tagesplan aufstellen. Dann fällt es uns leichter, diese Ziele zu berücksichtigen, wenn wir die Aufgaben des Tages planen.

Nicht alle Aufgaben und Termine, die wir in unseren Tagesplan schreiben, müssen der Erreichung unsere Hauptziele dienen. Zum Leben gehören auch viele andere Dinge. Doch mal ehrlich: Wie oft enthält unser Tagesplan gar nichts, um unsere wichtigsten Ziele zu erreichen?

Hier gilt aus meiner Sicht: entspannt bleiben, nicht selbst unter Druck setzen durch zu große Strenge. Es gibt Tage, da können wir für unsere wichtigsten Ziele wirklich nichts tun. Doch das sollten Ausnahmen sein!

Jeder Tagesplan sollte unsere Hauptziele berücksichtigen – nicht alle an jedem Tag, aber wie weit werden wir kommen, wenn das, was wir selbst für besonders wichtig erklärt haben, von uns einfach nicht auf unsere Tagespläne gesetzt wird, wir es Tag für Tag ignorieren?

Der kompakte Jahresplan auf der Karteikarte kann uns nicht nur helfen, bei der Tagesplanung die Weichen richtig zu stellen, sondern uns auch unterwegs begleiten, damit wir im Laufe des Tages immer wieder einen Blick auf unsere Ziele werfen können.

Unser Jahresplan im Kleinformat wird so zu einem Anker, wenn es hektisch, langweilig oder unübersichtlich wird. Er gibt uns Halt und Kraft, wir können uns damit wieder zurück auf die Spur setzen.

Positiver Nebeneffekt:Auf einer Kartekarte ist nur wenig Platz, was uns hilft, Prioritäten zu setzen und uns zwingt, die wichtigsten Ziele tatsächlich auszuwählen. Für alle Ziele unseres Jahresplan bietet die Kartekarte einfach zu wenig Platz.

Planungslücken sorgen für Flexibilität im Tagesplan. Wenn wir versuchen, unseren Tag lückenlos zu planen, versuchen wir uns an perfekter Zeitplanung. Im Ergebnis bauen wir uns jedoch einen Tagesplan, den wir nahezu sicher nicht werden einhalten können.

Alles herausholen aus dem Tag und der darin verfügbaren Zeit! Das ist eine Misserfolgsformel für garantierten Frust, denn das Leben ist zu komplex, um alle Entwicklungen eines Tages vorhersehen zu können.

Der lückenlose Tagesplan bietet uns keine Ausweichmöglichkeiten, keine Pufferzeiten, keine Reserven. Schon Kleinigkeiten sorgen dafür, dass wir hinter unserem Plan liegen, was schnell zu unnötigem Zeitdruck und Frustration führt.

Eine feststehende Formel, wie sie oft vorgeschlagen wird, nur ein Drittel, die Hälfte oder zwei Drittel der zur Verfügung stehenden Zeit zu verplanen, empfehle ich nicht. Die Menschen, die Aufgaben und die Störfaktoren sind zu verschieden für eine solche Vereinfachung.

Es gibt Aufgaben (z. B. im kreativen Bereich), bei denen vorher nur sehr grob geschätzt werden kann, wie lange es dauern wird, sie zum Abschluss zu bringen. Nehmen wir uns für einen Tag einen Stapel Routineaufgaben vor, die wir schon unzählige Male absolviert haben, von denen wir also wissen, dass wir sie bewältigen können und wie lange wir dafür erfahrungsgemäß benötigen, kann unser Tagesplan mit minimalen Zeitreserven auskommen.

Je mehr Störfaktoren und Unsicherheit im Spiel sind, desto größer sollten unsere Lücken im Zeitplan sein. Ich weiß, dass es schwerfallen kann, zwischen den Aufgaben z. B. eine ganze Stunde Zeit zu lassen. Man fürchtet, zu wenig an diesem Tag zu schaffen und hat angesichts der eigenen Faulheit schon vorher ein schlechtes Gewissen. Mit den Lücken reicht die Zeit nicht für alle Aufgaben. Das scheint jedenfalls so!

Hier hilft eine Liste mit „Reserve-Aufgaben“, die wir je nach persönlichem Planungsstil vielleicht aus unserer Wochen- und Monatsplanung oder einer allgemeinen Sammelliste für Aufgaben ziehen. Die Arbeit geht uns schon nicht aus!

Der Erfolg misst sich vor allem im Erreichen der Hauptziele, der Bewältigung der wichtigsten Aufgaben, nicht darin, viel erledigt zu haben. Qualität geht vor Quantität. Bleibt durch die Lücken nur wenig Platz für weniger wichtige Aufgaben, lassen wir diese erst einmal aus dem Plan raus und gehen sie an, wenn wir Zeit übrig haben.

Wir werden oft Zeit übrig haben, denn durch die Lücken im Tagesplan haben wir meistens die erste Aufgabe erledigt, bevor die zweite im Plan steht. Als Nebeneffekt haben wir durch die Vermeidung der Überplanung zusätzlich das gute Gefühl, mehr als genug Zeit zu haben, um die entscheidenden Aufgaben plangemäß erfolgreich abzuschließen. „Planübererfüllung“ motiviert uns, weil wir unserem Plan voraus sind, hinter dem Plan zu hängen, schwächt uns hingegen.

Den Erfolg Deines Tagesplans zeigt Dir Deine Tagesbilanz. Eine solche Tagesbilanz aufzustellen, ist noch viel unbeliebter, als den Tag mit einem Tagesplan vorzubereiten. Ein Grund dafür ist bestimmt, dass die Planung kreativ, dynamisch, nach vorne gerichtet ist, während das Erstellen einer Tagesbilanz rückwärts gewandt erscheint.

Wer geht schon gerne einen Weg zurück, den er gerade erst mühsam gemeistert hat? Dann doch lieber einen Umweg laufen, als dieselbe Strecke noch einmal in der verkehrten Richtung. Verständlich. Kontrolle hat den Charme von Verwalten.

Ohne die Kontrolle und Überprüfung unserer Anstrengungen haben wir keinen ausreichenden Kenntnisstand darüber, ob wir unsere Tagesaufgaben erfüllt, unsere Ziele erreicht mithin unseren Tagesplan erfüllt haben.

Termine abzuhaken, Aufgaben als erledigt zu kennzeichnen und To Do-Listen auf vollständige Bearbeitung durchzusehen, bringt ein Mindestmaß an Überblick mit minimalem Aufwand.

Es empfiehlt sich jedoch, es nicht mit dem Streichen und Abhaken bewenden zu lassen, sondern am Ende des (Arbeits-) Tages zusätzlich eine qualitative Bewertung vorzunehmen. Welche Aufgaben habe ich gut erledigt, welche weniger gut? Was ist mit schwer gefallen und warum? Was könnte ich beim nächsten Mal, wenn ich vor einer ähnlichen Aufgabe stehe, besser und einfacher machen? Wann und wodurch habe ich mich ablenken lassen? Was habe ich heute gelernt? Was hat mir Spaß gemacht? Wann habe ich mich schlecht gefühlt?

Die Zahl der möglichen Fragen ist damit nur angedeutet worden. Leicht begeht man hier den Fehler, nicht einfach eine Tagesbilanz aufzustellen, was nach 10 bis 15 Minuten beendet sein sollte, sondern sich mehr Zeit zu nehmen, als sinnvoll ist. In Ausnahmefällen ist es natürlich gerechtfertigt bzw. lohnend, sich sehr ausführlich mit den Ereignissen des Tages zu beschäftigen. An normalen Tagen sollte die Tagesbilanz kurz und knapp ausfallen. Achtung: Nicht die vollständige Dokumentation ist gefragt, sondern der Rückblick auf die wichtigsten Ereignisse des Tages. Kleinigkeiten können unreflektiert bleiben. Mach es Dir leicht, aber mach es!

Die Zeit für Deine Tagesbilanz ist gut investiert, denn Du sparst sie sogar mehrfach wieder ein, indem Du Fehler nicht wiederholst, bessere Lösungen erkennst und manche Aufgaben in Zukunft besser delegierst oder sogar streichst.

Angenehmer Nebeneffekt, der die Mühe für das Aufstellen einer Tagesbilanz aufwiegt, ist ein intensiveres Auskosten Deiner Erfolge. Mit dem guten Gefühl, heute etwas geschafft zu haben, in den Feierabend zu gehen, hilft Dir, Dich in Deiner freien Zeit besser zu erholen und Dich rundum besser zu fühlen.

In jedem Fall zeigt Dir Deine Tagesbilanz, wo Du stehst und was Du aus Deinem heutigen Tagesplan in den Plan für morgen oder einen anderen Tag zu übertragen hast.

Es lohnt sich nicht, die Zeit für die Tagesplanung zu sparen. Besser: mit (!) Tagesplanung sparen! Mal ehrlich, wenn wir so richtig unter Zeitdruck stehen, verzichten wir schon mal auf eine solide Tagesplanung, um lieber mit der Arbeit früher beginnen, schon mal was „schaffen“ zu können.

Wir rennen schon los, um früher anzukommen, ohne zu wissen, wohin wir wollen. Klingt das vernünftig?

Dieses Gefühl, sich nicht mit der Planung „aufhalten“ zu wollen, kenne ich selbst besser, als mir lieb ist. Es überkommt uns oft dann, wenn wir besonders viel zu tun haben. Gerade in diesen Zeiten profitieren wir indes besonders von einer Investition in Planung.

Unmittelbarer Vorteil ist, Abstand zu bekommen, wir entfernen uns vom Strudel unserer drängenden Aufgaben, wenn wir uns einen Überblick verschaffen. Ein angenehmes Gefühl!

Mehr noch als unter der Arbeit selbst leiden wir oft unter der gefühlten Belastung, die wir im Moment der Planung mit dem entstehenden Abstand verringern. Das Planen vermittelt uns dazu noch ein Gefühl der Kontrolle, was bei Überlastung ebenfalls gut tut.

Eine an Prioritätensetzung orientierte Tagesplanung hilft uns, die wichtigsten Aufgaben am Ende des Tages tatsächlich erledigt und (oft wichtig, siehe Belastung) hinter uns gebracht zu haben.

Die weniger wichtigen Aufgaben können wir dabei ruhigen Gewissens auf einen späteren Zeitpunkt verschieben (oder gleich einplanen mit Termin).

Eine extra Chance liegt in der Möglichkeit, beim Planen so großzügig wie möglich solche Aufgaben ganz auszusortieren, die im Vergleich zu anderen zu unwichtig sind, um sie überhaupt zu bearbeiten. Das Streichen von Aufgaben spart am meisten Zeit. Wie lächerlich erscheint es da, uns selbst zu sagen, wir hätten keine Zeit, einen Tagesplan aufzustellen?

Wie viele große Entdeckungen hätte es gegeben, wenn die großen Entdecker auf die wohlgemeinten Ratschläge aus ihrer Umgebung gehört hätten?

Wer etwas bewegen möchte, muss auf sich selbst mehr hören als auf die mahnenden Worte von Freunden, Eltern und Kollegen. Als Mitläufer ist das Leben kuscheliger, gegen den Strom schwimmt es sich anstrengender.

Böse Motive sind es nur in ganz seltenen Fällen, die Andere dazu veranlasst, zur Zurückhaltung beim Beschreiten neuer Wege zu mahnen. Meist haben die Bremser die besten Absichten wie jemanden vor seinem eigenen Unglück bewahren zu wollen oder davor, alles oder zumindest den Job, seine Beziehung oder den Respekt der Nachbarn zu verlieren.

Das macht es nicht leichter, den eigenen Weg zu gehen, zu wagen, die eigenen Wünsche, Visionen, Pläne zu verwirklichen. Das Bedürfnis, dazuzugehören und geliebt zu werden, ist stark. Es sagt sich leicht, dass wahre Freunde einen so akzeptieren, wie man ist und hinter einem stehen. Sonst wären sie keine wahren Freunde und man könne auf sie verzichten. Das sagt sich zu leicht. Alle wird man indes nicht „mitnehmen“ können, beim Vorankommen. Es lebt sich leichter, wenn man dass frühzeitig akzeptiert.

Wer sich außergewöhnliche Ziele setzt, sollte sorgfältig überlegen, wen er in diese einbezieht. Unterstützung aus dem privaten und beruflichen Umfeld ist wichtig, alles alleine schaffen zu wollen, zeugt von Naivität oder Größenwahn – oder einer Mischung daraus.

Wer etwas bewegen, verändern oder seinen Traum leben möchte, muss Risiken eingehen, auch das, von anderen schief angesehen oder nicht ganz ernst genommen zu werden.

Hattest Du es zum Jahreswechsel verpasst, das Jahr 2008 zu planen? Meinst Du, Dich jetzt damit zu beschäftigen, würde Dich frustrieren, weil Du schon zwei Monate im Rückstand bist?

Selbst wenn! Pack es heute an, plane 2008 noch an diesem Wochenende! Lieber spät als nie das Jahr zu planen, lohnt sich, denn ohne Jahresplan ist es viel schwerer, große Projekte zu starten, die Dein Leben verändern. Dein Tagesplan reicht dafür nicht aus, denn große Projekte brauchen im Kalender mehr Platz als kleine Projekte.

So wichtig Dein Tagesplan ist – er ist eine kleine Planungseinheit, ein kleiner Plan. In kleine Pläne trägt man kleine Ziele, Aufgaben und Projekte ein. Zugegeben, auch die großen Projekte sollten in überschaubare Einzelschritte, wenn man so will in kleine Projekte, zerlegt werden. Die Perspektive, der Horizont, das Feeling sind bei der Tagesplanung ganz anders als bei der Aufstellung eines Jahresplans.

Für große Ziele, Aufgaben und Projekte muss ein großer Plan her: ein Jahresplan. Für besonders große Vorhaben wie langfristige Karriereziele ist eine weitere Stufe der (Lebens-) Planung erforderlich.

Dazu ein Beispiel am Thema Fremdsprachen lernen: Vor dem ersten Urlaub in einem fremden Land, dessen Sprache man noch gar nicht spricht, bietet der Jahresplan den passenden Planungshorizont, um sich über einen Zeitraum von mehreren Monaten mit der neuen Sprache ausreichend vertraut zu machen, um im Urlaub bei Speisekarten, Straßenschildern und im Supermarkt zurecht zu kommen.

Möchte man dagegen in dieses Land auswandern, wird ein Jahr nicht reichen, um sprachlich auf den Stand der Einheimischen zu kommen. Im ersten Jahr könnten jedoch die Grundkenntnisse erworben werden.

Damit im Tagesplan überhaupt Platz ist bzw. den großen Projekten gegenüber den Aufgaben des täglichen Lebens oft genug der Vorzug gegeben wird, braucht man die langfristige Perspektive. Diese Perspektive bietet der Jahresplan.

Die verbleibenden zehn Monate in 2008 bieten noch sehr viel Spielraum. Große Projekte lassen sich planen und anpacken. Warte nicht länger, wenn Du noch keinen Jahresplan aufgestellt hast!